Voor het uitvoeren van zijn wettelijke taken gebruikt DUO uw persoonsgegevens. DUO houdt zich hierbij aan de wet- en regelgeving zoals die onder andere is verwoord in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en andere specifieke uitvoeringswetten. De Wbp is een wet die regels geeft voor de omgang met persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens verstaan we de informatie die herleidbaar is tot een persoon, bijvoorbeeld een naam, een huisadres of een e-mailadres. Op grond van de Wbp worden persoonsgegevens alleen verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan. Het moet duidelijk zijn voor welk doel de gegevens worden gebruikt en bewaard. Gegevens worden niet langer bewaard dan voor dat doel nodig is.
Om zijn dienstverlening in de toekomst te verbeteren neemt DUO in de maanden december 2009 en januari 2010 een groot aantal telefoongesprekken met klanten op. Deze gesprekken worden vervolgens geanalyseerd en dienen als input voor voorstellen tot verbetering van de dienstverlening. In de analyses worden geen naar personen herleidbare gegevens opgenomen. Als u in de genoemde periode telefonisch contact met ons opneemt is het mogelijk dat het gesprek opgenomen wordt. De geluidsopnames worden na het uitvoeren van de analyses vernietigd.
DUO gebruikt uw persoonsgegevens om beleidsinformatie te verschaffen aan het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en andere departementen van de overheid. Deze informatie wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd verstrekt. Daarnaast is het mogelijk dat de minister van OCW het Centraal Bureau voor de Statistiek of een onderzoeksbureau inhuurt om een nauw omschreven klantgroep te benaderen. In dat geval verstrekt DUO alleen de noodzakelijke gegevens aan dat bureau. Verder gebruikt het ministerie uw gegevens om de financiële overheidsbijdrage aan onderwijsinstellingen te berekenen.
Een aantal andere instanties dat zich met onderwijs bezighoudt, vraagt ook gegevens van DUO. Dit zijn onder andere de Netherlands University Foundation for International Cooporation (Nuffic), het Centraal Orgaan van Landelijke Organen beroepsonderwijs (COLO) en Adviesbureaus voor Opleiding en Beroep (AOB). Deze gegevens verstrekt DUO altijd in geanonimiseerde vorm.
Uw persoonsgegevens krijgt DUO ook van andere instanties. Van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) ontvangen wij uw persoonsgegevens, eventuele inkomensgegevens krijgen we van de Belastingdienst en uw studiegegevens komen van de onderwijsinstelling. Als het nodig is, vraagt DUO ook gegevens op van uw ouders of uw partner. Deze gegevens gebruiken we voor dezelfde hierboven omschreven doelen.
DUO controleert sommige gegevens bij andere instanties op juistheid. Het gaat dan om:
Uw inkomensgegevens bij de Belastingdienst
Uw studiegegevens bij de onderwijsinstelling
Uw adres- en geboortegegevens bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA)
Deze controles zijn in de wet geregeld.
Ten slotte kunnen andere instanties op grond van een eigen wettelijke taak gegevens bij DUO opvragen. Het gaat dan onder meer om de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de Belastingdienst en de Sociale Verzekeringsbank. Deze instanties controleren of iemand terecht gebruikmaakt van bijvoorbeeld een bijstandsuitkering of kinderbijslag. Daarnaast kan Justitie een beroep doen op onze gegevens als het gaat om strafrechtelijk onderzoek. DUO toetst elk verzoek altijd aan de betreffende wetten.